2. HUBUNGAN MASYARAKAT SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
2.1. Hubungan Ke Dalam
Definisi Internasional Public Relatins Association (IPRA) menyatakan bahwa hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen (management fuction). Ini menunjukkan bahwa hubungan masyarakat bukan alat manajemen yang dapat diadakan, dipindahkan, dan ditiadakan, melainkan fungsi yang melekat menjadi satu dengan manajemen, disitu ada hubungan masyarakat. Dan daya yang menggerakkan dan menjalankan hubungan masyarakat ini adalah komunikasi.
Sasaran hubungan masyarakat adalah sasaran komunikasi manajemen. Dalam usaha mencapai tujuan manajemen secara efektif, manusia-manusia yang menjadi sasaran hubungan masyarakat dibagi menjadi dua kelompok besar, disebut khalayak dalam dan khalayak luar.
Seperti telah disinggung sebelumnya khalayak dalam (internal public) adalah khalayak yang bergiat di dalam organisasi yang pada umumnya merupakan karyawan, sedangkan khalayak luar (external public) adalah mereka yang berada diluar organisasi, tetapi ada hubungannya dengan dengan organisasi.
Sebagai wakil organisasi, kepala humas harus menciptakan dan selanjutnya membina komunikasi dua arah, baik secara vertikal maupun horisontal. Secara vertikal di satu pihak ia menyebarkan informasi seluas-luasnya kepada karyawan; dilain pihak ia menampung segala keluhan, tanggapan, keinginan para karyawan, kemudian menyampaikan kepada pimpinan organisasi untuk memecahkan segala masalahnya. Ia bertindak sebagai mediator. Sebagai mediator pada satu ketika ia mungkin membela para karyawan, dan mungkin juga berada dipihak pemimpin organisasi semuanya demi kelancaran jalanannya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam melaksanakan kegiatan komunikasi kebawah (downward communication), informasi dapat dilakukan dengan:
- Mengadakan rapat,
- Memasang pengumuman,
- Menerbitkan majalah intern,
- Dan sebagainya.
- Mengadakan pertemuan untuk menampung pendapat,
- Mengadakan rubik khusus dalam majalah intern, semacam kontak pembaca, tatapi khusus untuk diisi oleh para karyawan,
- Mengadakan kotak saran (suggestion box) untuk menampung saran-saran bagi kepentingan organisasi dan karyawan.
2.2. Hubungan Keluar
Hubungan keluar atau bisa disebut external public relations, seperti pernah di singgung, dilakukan dengan khalayak diluar organisasi. Khalayak mana yang harus menjadi sasaran pembina hubungan bergantung pada sifat dan ruang lingkup organisasi itu sendiri. Relasi perusahaan tidak akan sama benar dengan relasi jawatan pemerintah atau instansi militer. Meskipun demikian, ada beberapa khalayak yang sama-sama menjadi sasaran kegiatan semua organisasi sehingga harus senantiasa menjalani hubungan.
2.2.1. Hubungan Dengan Masyarakat Sekitar (Community Relations)
Hubungan dengan masyarakat sekitar senantiasa perlu dipelihara dan dibina karena pada sesuatu ketika mereka mungkin diperlukan. Lebih-lebih jika terjadi musibah seperti kebakaran, merekalah yang pertama-tama akan menolong. Hubungan dilakukan dengan RW, RT, Poliklinik, kantor polisi, dan lain-lain yang terdapat di sekitar gedung instansi. Pembinaan dapat dilakukan dengan mengundang mereka jika organisasi mengadakan ulangtahun, memberikan kalender, memberikan sumbangan kalau RT, atau RW disekitar gedung mengalami musibah dan sebagainya.
Pada pokoknya, pimpinan organisasi atau kepala humas sebagai wakilnya perlu selalu berkomunikasi dengan mereka untuk menunjukkan bahwa organisasi beserta para karyawanya tidak mengasingkan diri dari lingkungan sekitar.
2.2.2. Hubungan Dengan Jawatan Pemerintah (Government Relations)
Sebuah organisasi kekaryaan tidak bisa tidak akan mempunyai hubungan dengan jawatan-jawatan pemerintah seperti kantor-kantor kota madya, kecamatan, kantor pajak, atau kantor telepon. Pembinaan hubungan dengan menjaga komunikasi akan membantu kelancaran external public relations. Bila dijumpai kesulitan-kesulitan, dapat segera dipecahkan karena hubungan telah terpelihara sejak semula.
Komunikasi dengan pimpinan jawatan dapat dilakukan dengan mengirimkan surat ucapan selamat bila instansi yang bersangkutan berulang tahun, mengirimkan kalender, atau agenda, mengadakan olahraga bersama, dan lain-lain.
2.2.3. Hubungan Dengan Pers (Press Relation)
Yang dimaksud pers disini ialah pers dalam arti luas, yakni semua media massa. Jadi selain surat kabar, juga majalah, kantor berita, radio siaran, televisi saran, dan lain-lain. Media massa tersebut banyak sekali bantuannya kepada organisasi kekarayaan untuk mencapai khalayak yang tersebar luas. Hubungan baik yang senantiasa terpelihara dengan media massa dengan pemerintah untuk disiarkan mungkin di proritaskan bila sejak sebelumnya sudah dibina dengan baik. Demikian pula dengan penyiaran iklan akan dibantu supaya efektif. Undangan jumpa pers mungkin akan diutamakan daripada organisasi lain yang juga mengundangnya.
Seperti halnya dengan community relation dan government relations,dalam rangka membina press relations dapat dilakukan kegiatan yang sama seperti mengadakan ajang sana kepada staf redaksi, mungucapkan selamat jika sebuah media massa berulang tahun, mengucapkan bela sungkawa, bila ada wartawan yang mendapat musibah, mengajak para wartawan mengadakan pertandingan olah raga, atau sama-sama berdarmawisata sehingga menjadi akrab dengan mereka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar